Page 10 - Suomen Kuurosokeat ry:n vuosijulkaisu 2016
P. 10

10
TEKSTI Merja Kovanen KUVA Tuija Wetterstrand
Toimintajärjestelmä
toiminnan suunnittelun, toteutuksen ja arvioinnin tukena
Suomen Kuurosokeat ry aloitti vuonna 2016 IMS-toimintajärjestel- män käytön koko organisaatiossaan. Toimintajärjestelmä koettiin tarpeelliseksi muun muassa edellisen tukirahoittajan RAY:n järjes- tölle antaman toiminnan läpinäkyvyyteen ja arvioitavuuteen liit- tyvän palautteen vuoksi. Järjestelmästä uskottiin saatavan tukea myös muutosprosessien hallintaan.
Hankintaa edelsi selvitysvaihe, jonka aikana vertailtiin eri järjestelmiä, sel- vitettiin järjestön laatuasioiden tilaa ja kes-
kusteltiin järjestelmän tulevasta käytöstä. IMS-toimintajärjestelmään päädyttiin mm. sen suomalaisen ja suomenkielisen alkuperän, suhteellisen valmiin ohjelmaympäristön, ennakoitavissa olevien kustannusten sekä jär- jestelmää myyvän yrityksen kehitysresurssien vuoksi. IMS-järjestelmää käyttää tällä hetkellä Suomessa noin 150 sosiaali- ja terveysalan organisaatiota. Myös tätä pidettiin hankin- tavaiheessa etuna mm. vertaisoppimista ja kolmannen sektorin yhteistyötä ajatellen.
Kokemuksia toimintajärjestelmän käyttöönotosta
Toimintajärjestelmän käyttöönottoa tuettiin viisipäiväisellä koulutuksella, jossa opeteltiin järjestelmän rakentamista ja työ- kalujen käyttöä. Vaikka Suomen Kuurosokeat ry on järjestönä melko pieni, sen toiminta on hyvin monipuolista. Käyttöönottokou- lutukseen osallistuikin yhteensä peräti 15
prosessien omistajaa tai avainhenkilöä jär- jestön eri toiminnoista. Osallistujien mukaan järjestelmä on melko helppokäyttöinen. Monet kokevat järjestelmän tukevan oman toiminnan ja toimintamallien hahmottamista sekä kehittämistarpeiden tunnistamista.
Prosessien nimeämisestä kuvaa- miseen ja arviointiin
Toimintajärjestelmän rakentaminen alkoi toiminnan ydinprosessien tunnistamisella ja nimeämisellä. Sitten rakennettiin pro- sessikartta, joka kuvaa järjestön toimintaa kokonaisuutena. Karttaan sijoitettiin myös tukitoiminnot.
Järjestötyötä on aina tehty hyvin asia- kaslähtöisesti ja joustavasti. Ajatus siitä, että omaa toimintaa pitäisi kuvata prosesseina, joilla on tietyt tavoitteet ja rajat, tuntui ensin hieman vieraalta osalle koulutettavis- ta. Tukirahoituksen pieneneminen vaikeutti prosessien laajuuden ja sisältöjen miettimis- tä. Tiedettiin, ettei pienentyvillä resursseilla


































































































   8   9   10   11   12